Boxcryptor für Microsoft Teams: Unsere neue Integration

Daten verschlüsselt ablegen im zentralen Kommunikations-Hub von Microsoft 365

Das lange Warten hat ein Ende. Wer Boxcryptor bisher in Microsoft Teams vermisst hat, wird nun fündig. Unser Entwickler-Team hat die letzten Wochen damit verbracht, eine Integration zu schaffen, um die Verschlüsselung von Boxcryptor nun auch über eine eigene Anwendung direkt in Microsoft Teams nutzbar zu machen.

Unser Ziel ist es, allen Nutzerinnen und Nutzern von Boxcryptor Company und Boxcryptor Enterprise die Möglichkeit zu geben, Ihre Dateien in Microsoft Teams mit Boxcryptor zu verschlüsseln. Und auch Microsoft-Anwenderinnen und -Anwender, die bisher Bedenken hatten, Ihre Unterlagen ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in Microsoft Teams zu teilen, können sich nun freuen.

Weshalb die Integration in Microsoft Teams?

In den letzten Monaten wurden wir immer häufiger von unseren Unternehmenskunden und -kundinnen darauf angesprochen, dass Ihnen eine solche Integration noch fehlt. Bedingt durch den wachsenden Anteil an Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, wurde auch die Nachfrage nach den Microsoft-Produkten, insbesondere Microsoft Teams, größer. Gleichzeitig haben zahlreiche Bildungseinrichtungen in den letzten Monaten Microsoft Teams als digitales Schulgebäude für sich entdeckt.

Im Folgenden klären wir, wieso Sie zum Schutz Ihrer Daten Boxcryptor verwenden sollten und wie genau die Integration in Microsoft Teams aussieht.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir innerhalb von 8 Wochen mitten in der Corona-Pandemie mit Boxcryptor für Microsoft Teams eine neue App entwickelt haben? Im Artikel „Wie wir Boxcryptor für Microsoft Teams entwickelt haben” erzählen wir, wie wir unsere Arbeitsprozesse an unser Team angepasst haben und wie sich diese Umstrukturierung auf den Projektfortschritt ausgewirkt hat.

Datenschutz und Verschlüsselung in Microsoft Teams

Bei der täglichen Nutzung von Microsoft Teams fallen einige Daten an. Zum Beispiel Video- oder Audio-Dateien, Informationen, die Sie beim Chatten oder in privaten Nachrichten weitergeben, sowie Dateien, die Sie für sich privat oder zur gemeinsamen Bearbeitung in Ihrem Team ablegen. All diese Daten werden von Microsoft sowohl bei der Übertragung zwischen verschiedenen Geräten, Nutzern oder den Rechenzentren als auch bei der Speicherung mit Standardtechnologien verschlüsselt.

Microsoft bietet zwar eine Verschlüsselung Ihrer Daten an, aber Tatsache bleibt, dass Microsoft auch den Schlüssel zu Ihren Daten in der Hand behält. Dadurch ist das Unternehmen in Theorie und Praxis in der Lage, auf alle in Microsoft Teams gespeicherten und verwendeten Daten im Klartext zuzugreifen. Mitarbeiter mit bösen Absichten können so zum Beispiel auf Daten zugreifen. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Microsoft durch Gesetze wie der CLOUD Act zur Herausgabe von Daten gezwungen ist. Hier kommt Boxcryptor ins Spiel. Mit Zero-Knowledge-Verschlüsselung kann niemand außer dem Eigentümer der Daten und den autorisierten Teams in einer Organisation auf die Daten im Klartext zugreifen.

Mit welchen Funktionen überzeugt Boxcryptor

Unsere Nutzerinnen und Nutzer kennen und schätzen Boxcryptor schon seit zehn Jahren für die datenschutzkonforme Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach Zero-Knowledge-Prinzip. So hatten Sie auch in der Vergangenheit schon die Möglichkeit, Boxcryptor für die Verschlüsselung von OneDrive und SharePoint, die beiden Cloudspeicher, die hinter den Microsoft 365 Angeboten stehen, einzusetzen. Die Integration in Microsoft Teams ist nun die Weiterentwicklung, um Ihnen extra Schritte zu ersparen und die Sicherheit Ihrer Daten so einfach wie möglich zu gestalten.

Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden Ihre Daten gespeichert und vor neugierigen Augen, ganz gleich von welcher Seite, geschützt. Das heißt, wirklich niemand kann auf die Daten zugreifen; nicht Boxcryptor, nicht Microsoft und vor allem auch keine Personen, die die Daten abgreifen möchten.

Die Software ist Cloud-übergreifend, wodurch sie sich gut für eine Multi-Cloud-Strategie eignet. Insgesamt unterstützt Boxcryptor neben OneDrive und SharePoint mehr als 30 Cloud-Lösungen, aber auch NAS-Systeme, File Server und lokale Daten lassen sich gut verschlüsseln.

Der Vorteil der Integration in Microsoft Teams

Boxcryptor kann in Microsoft Teams, so wie Sie es bereits von anderen Apps kennen, direkt eingebunden werden. Das Ziel ist, die Sicherheit, die Boxcryptor bietet, so unkompliziert wie möglich direkt in Microsoft Teams zu integrieren. Die Kombination von Boxcryptor und Microsoft Teams bietet Ihnen benutzerfreundliche Funktionen für eine sichere und effiziente Zusammenarbeit im Team beziehungsweise im Unternehmen.

Wie lässt sich Boxcryptor in den bestehenden Microsoft-Teams-Workflow einbinden?

Unternehmen, die Boxcryptor Company oder Boxcryptor Enterprise bereits im Einsatz haben, können die App in Microsoft Teams auf zwei unterschiedliche Arten integrieren. Zum einen in einem Kanal in den einzelnen Teams als sogenannte „Channel-App“, zum anderen für Ihre persönlichen Daten als „Personal-App“. Zusätzlich dazu können Dateien direkt im Beitrags-Bereich eines Kanals verschlüsselt mit dem Team geteilt werden.

Im Folgenden erklären wir, welche Schritte nötig sind, damit Sie die beiden Apps in Microsoft Teams erfolgreich nutzen und verschlüsselte Dateien direkt als Beitrag teilen können.

Um die Boxcryptor-App für alle Nutzer und Nutzerinnen von Boxcryptor Company oder Enterprise bereitzustellen, muss diese einmalig für die gesamte Organisation in Microsoft Teams hochgeladen werden. Hierfür steht Ihnen das „Boxcryptor App Package“ zur Verfügung. Die Person mit Administrationsrechten bei Microsoft Teams kann die App gemäß den Anweisungen während der Installation in Microsoft Teams hinzufügen. Anschließend muss sich die Person mit Administrationsrechten bei Boxcryptor einmalig in der Boxcryptor-App in Microsoft Teams anmelden. Nach erfolgreichem Anmeldeprozess steht die App allen dem Unternehmenskonto zugeordneten Nutzern und Nutzerinnen in Microsoft-Teams zur Verfügung.

Detailliertere Informationen finden Sie auf unserer Boxcryptor-Hilfe-Seite.

1. Boxcryptor als Channel-App für die sichere Zusammenarbeit in Teams

In einem Kanal in Ihrem Team können Sie Boxcryptor folgendermaßen integrieren:

1. Im ausgewählten Team-Kanal eine neue „Registerkarte hinzufügen“, indem Sie auf das „+“-Symbol in der horizontalen Menüleiste klicken
2. Über das Suchfeld „Boxcryptor“ suchen und die App hinzufügen
3. Mit den Boxcryptor-Anmeldedaten anmelden (Falls gewünscht, „Über diese Registerkarte im Kanal posten“ an- oder abhaken
4. Nachfolgend mit den Microsoft-Logindaten anmelden

Nach erfolgreichem Anmeldeprozess können Sie Boxcryptor in diesem Kanal verwenden.

Zugriff auf die Boxcryptor-Registerkarte hat die Person, die diese zuerst hinzufügt. Alle weiteren Personen können nachträglich Zugriff anfordern. Hierfür klickt der Benutzer oder die Benutzerin, die Zugriff auf den Ordner möchte, auf die Boxcryptor-Registerkarte in der Menüleiste und fordert nach dem Hinweis „Zugriff verweigert“ die Berechtigung an, die Dateien unverschlüsselt zu lesen. Im Bereich „Beiträge“ erscheint nun ein Hinweis auf die Anfrage. Jedes Teammitglied, das bereits Zugriff auf den verschlüsselten Ordner oder die Datei hat, kann der Person, die anfragt, Zugriff gewähren. Sobald dies geschehen ist, wird diese Information über ein weiteres Hinweis-Feld in den Beiträgen kommuniziert. Auch externe Personen, die einen Gast-Zugang zu einem Team haben, können Zugriff auf den Boxcryptor-Ordner anfordern.

In der Boxcryptor-Registerkarte können Sie und Ihr Team sich nun Ihre verschlüsselten Ordner und Dateien anzeigen lassen, Dateien verschlüsselt oder nicht verschlüsselt hoch- und herunterladen und auch löschen. Des Weiteren können Sie neue verschlüsselte Ordner erstellen, umbenennen und sich PDFs und Bild-Dateien in einer Vorschau anzeigen lassen.

2. Boxcryptor als Personal App, damit Ihre Daten auch in Microsoft Teams privat bleiben

Boxcryptor als Personal-App bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten, auf die nur Sie in Microsoft Teams zugreifen möchten, verschlüsselt in Ihrem persönlichen OneDrive-Ordner zu speichern.

1. In der linken, vertikalen Menüleiste auf „Apps“ klicken
2. In der Suchleiste „Boxcryptor“ eingeben
3. Haben Sie die App gefunden, können Sie diese mit Klick auf den Button hinzufügen
4. Beim ersten Klick auf die App erscheint die Anmeldeoberfläche für Ihr Boxcryptor-Konto. Geben Sie hier nun die Ihre Boxcryptor-Anmeldedaten ein.
5. Im nächsten Schritt erscheint die Anmeldeoberfläche für Ihr Microsoft-Konto.

Nachdem Sie hier die Anmeldedaten für Ihr persönliches Microsoft-Konto eingegeben haben, sehen Sie den Inhalt Ihres OneDrive und die neue Boxcryptor-App wird in der vertikalen, persönlichen Menüleiste in Microsoft Teams angezeigt.

3. Versenden von verschlüsselten Dateien im Beiträge-Bereich

Wurde Boxcryptor bereits als Registerkarte in einem Kanal hinzugefügt, steht Ihnen eine weitere Funktion zur Verfügung: In der Registerkarte „Beiträge“ Ihres Kanals können Sie verschlüsselte Dateien mit dem gesamten Team teilen. Hierfür wählen Sie nur das Boxcryptor-Logo in der Auswahl unter dem Eingabe-Fenster aus und können im nächsten Schritt dann bis zu vier beliebige Dateien verschlüsselt hochladen.

Jeder der in Ihrem Kanal die Berechtigung für Boxcryptor hat, kann die Datei, die nun als Beitrag angezeigt wird, öffnen und im Klartext lesen.

Wie geht es weiter

Langfristig ist es unser Ziel, die gesamte Funktionalität der Boxcryptor-Anwendungen in den einzelnen Bereichen von Microsoft Teams verfügbar zu machen, sodass Ihre Daten in jedem Anwendungsszenario verschlüsselt und dadurch konsequent geschützt werden.

Wir geben unser Bestes, die Nutzung von Boxcryptor mit Microsoft Teams in Zukunft noch weiter zu verbessern. (Robert Freudenreich, Founder & CTO, Boxcryptor)