Boxcryptor – Sicheres Teilen von Dateien mit Externen
Use Case: Wir kommen oft in die Situation, dass wir sensible Daten mit unternehmensexternen Personen teilen müssen. Allerdings ist das ungeschützte Versenden per E-Mail zu unsicher. Wir nutzen deshalb Whisply, einen in Boxcryptor integrierten Dienst, der das sichere Teilen von Dateien Personen, die keinen Zugriff auf das Boxcryptor-Unternehmenskonto haben, ermöglicht.
Wie funktioniert das sichere Teilen von Dateien mit Whisply?
Versenden Sie ihre sensiblen Unternehmensdaten nicht ungeschützt. Um Dateien sicher mit Whisply per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu verschicken, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder über die Whisply-Website oder direkt im Boxcryptor-Laufwerk.
Dateien über die Whisply-Website sicher verschicken
Zunächst muss die Website von Whisply aufgerufen werden. Dort laden Sie die Dateien hoch, die Sie versenden wollen. Die Datei kann entweder direkt ins Feld gezogen oder mit Klick auf den Button Dateien Auswählen hochgeladen werden.
Anschließend müssen Sie zwischen einem der drei Cloud-Provider wählen, die Whisply unterstützt: Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive. Geben Sie die Anmeldedaten ein, die sie auch für den Login beim Cloud-Anbieter nutzen.
Danach müssen Sie den Zugriff auf den gewählten Cloudprovider gewähren, damit Whisply Ihre Dateien sicher hochladen kann. Klicken Sie hierfür auf Akzeptieren, um weitergeleitet zu werden.
Dateien direkt vom Boxcryptor-Laufwerk sicher verschicken
Für Nutzerinnen und Nutzer von Boxcryptor besteht noch eine weitere Möglichkeit, Dateien sicher zu versenden. Über das Boxcryptor-Laufwerk können Sie Ihre Daten direkt in die Cloud hochladen. Von dort aus kann der Whisply-Link ganz einfach und schnell erstellt werden.
Hierzu genügt ein Rechtsklick auf die gewünschte Datei. Danach müssen Sie im Kontextmenü Boxcryptor auswählen und dann auf Whisply-Link erstellen klicken.
Bevor der Whisply-Link erstellt wird, müssen Sie die Dateien, die Sie verschicken wollen, schließen. Auch sollten Sie sich vergewissern, dass die jeweilige Cloud synchronisiert ist, um Probleme bei der Synchronisierung zu vermeiden. Sobald Sie die Datei geschlossen und Ihre Cloud synchronisiert haben, können Sie dies mit einem Klick auf OK bestätigen.
Nun werden Sie von Whisply dazu aufgefordert, Ihre Anmeldedaten bei Ihrem Cloudanbieter anzugeben und sich zu authentifizieren. Bitte folgen Sie den Anweisungen, bis Sie auf die Website von Whisply weitergeleitet werden.
Whisply-Links zusätzlich schützen
Nachdem die Datei hochgeladen wurde, können Sie zwischen drei verschiedenen Sicherheitslevel auswählen.
Link: Bei Ersterem können Sie den Whisply-Link per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an die von Ihnen gewünschten Personen verschicken. Dabei sollten Sie beachten, dass alle Personen, die diesen Link erhalten, auf die angehängten Dateien zugreifen können.
Link & Pin: Um Ihren Whisply-Link neben der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch zusätzlich zu schützen, können Sie diesen mit einem vierstelligen PIN versehen. Nur mit diesem PIN kann die Datei hinter dem Whisply-Link heruntergeladen werden.
Link & Passwort: Als dritte Alternative kann der Whisply-Link mit einem benutzerdefinierten Passwort versehen werden. Hierfür muss der Empfänger sowohl den Link als auch das von Ihnen generierte Passwort erhalten, um auf die Datei zugreifen zu können.
Um einen genaueren Einblick in die Funktionen von Whisply zu erhalten, empfehlen wir, den technischen Überblick zu lesen.
In diesem Beispiel haben wir uns für die zweite Sicherheitsstufe entschieden, bei der ein Link per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versendet wird und auf den mit einem PIN zugegriffen werden kann.
Whisply erstellt nun einen Link mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, welchen wir direkt per E-Mail oder SMS versenden können. Der Link kann auch zunächst in die Zwischenablage kopiert und auf eine andere Weise verschickt werden.
Um auf die Datei hinter dem Whisply-Link zuzugreifen, benötigt die empfangende Person nun auch den generierten PIN, welcher im nächsten bzw. letzten Schritt verschickt wird. Auch hier haben Sie die Möglichkeit den PIN per E-Mail oder SMS zu versenden oder ihn in die Zwischenablage zu kopieren.
Dateien über Whisply herunterladen
Nachdem sowohl der Whisply-Link als auch der generierte PIN an den Empfänger versendet wurde, kann diese auf die Datei zugreifen. Hierfür muss die Person einfach auf den Link klicken und wird dazu aufgefordert, den PIN einzugeben. Bei erfolgreicher Eingabe kann die Datei sicher heruntergeladen werden.
Einschränkungen
Um Whisply im vollen Umfang nutzen zu können, sollten die Limitierungen und Voraussetzungen geprüft werden. Zwar können so viele Dateien wie gewünscht verschickt werden, jedoch ist die Gesamtgröße der Datei auf 1 GB begrenzt.
Auch sollte darauf geachtet werden, einen modernen Browser zu nutzen. Whisply funktioniert vor allem auf den aktuellen Versionen von Chrome und Firefox am besten. Allerdings kann Whisply nicht im Inkognito Modus von Chrome genutzt werden, da einige von Whisply verwendete Funktionen nicht im Inkognito Modus verfügbar sind.
Aktuell ist es nicht möglich Whisply-Links von OneDrive Deutschland über die Website aus zu erstellen. Jedoch können Sie in der Boxcryptor Desktop App Whisply-Links zu Dateien, welche in Ihrer OneDrive Deutschland abgespeichert sind, erzeugen und verschicken.
Wenige Klicks – viel Sicherheit
Dank Whisply ist es möglich, selbst verschlüsselte Dateien sicher per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an außenstehende Personen zu schicken, die keine Verschlüsselungslösung benutzen. Sie können die Whisply-Links zusätzlich schützen, sodass wirklich nur berechtigte Personen zugriff auf die sensiblen Daten haben. Mithilfe von Whisply, können Sie wichtige Dokumente mit wenigen Klicks und einem hohen Sicherheitsstandard verschicken. So sind Sie sicher vor potenziellen Angreifern geschützt und behalten die volle Kontrolle.
