Schritt für Schritt: Dateien verschlüsseln mit Boxcryptor in Microsoft Teams

Gehen Sie sicher, dass vertrauliche Dokumente auch in Microsoft Teams vor Unbefugten verborgen bleiben. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von sensiblen Informationen sorgt dafür, dass Sie Microsoft Teams datenschutzkonform einsetzen können. Und das gilt für alle: Große Unternehmen, Start-ups oder Bildungseinrichtungen. Mithilfe der Verschlüsselungssoftware Boxcryptor können Sie wichtige Dateien zuverlässig schützen.

Voraussetzungen für den Einsatz von Boxcryptor in Microsoft Teams

Um Boxcryptor für Microsoft Teams nutzen zu können, benötigen Sie Folgendes:

• Eine Lizenz für Microsoft Teams (Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Office 365 E3; Kauf hier)
• Eine Lizenz für Boxcryptor Company oder Enterprise (Kauf hier)
• Die „Boxcryptor für Microsoft Teams“-App (Download hier)

Die Boxcryptor-App in Microsoft Teams hinzufügen

Schritt 1: Fügen Sie die „Boxcryptor für Microsoft Teams“-App hinzu.

Erforderliche Rolle: Microsoft-Teams-Administrator

Die App „Boxcryptor“ kann ganz einfach über den MS Teams App Store hinzugefügt werden.

Schritt 2: Verbinden Sie Boxcryptor und Microsoft Teams.

Erforderliche Rolle: Boxcryptor-Administrator

Wenn die Boxcryptor-App in Ihrem Microsoft-Teams-Hauptkonto verfügbar ist, muss sich ein Boxcryptor-Administrator einmalig in der Boxcryptor-App in Microsoft Teams anmelden. So wird Ihre Boxcryptor-Organisation mit Ihrem Microsoft Teams-Konto verbunden. Nachdem sich mindestens ein Boxcryptor-Administrator erfolgreich bei Boxcryptor in Microsoft Teams angemeldet hat, ist Boxcryptor für Microsoft Teams für alle Nutzerinnen und Nutzer innerhalb der Organisation verfügbar.

Schritt 3: Boxcryptor-App als Registerkarte im gewünschten Kanal hinzufügen.

Erforderliche Rolle: Boxcryptor-Administrator oder Boxcryptor-Nutzer

Um Dateien in Microsoft Teams verschlüsselt teilen zu können, muss zunächst die Boxcryptor-App als Registerkarte hinzugefügt werden. Hierfür muss als Erstes auf das + Symbol geklickt und anschließend die Boxcryptor-App ausgewählt werden.

Der Vorgang wird durch Klicken auf Hinzufügen und anschließend auf Speichern abgeschlossen.

Im ausgewählten Team können Dateien nun verschlüsselt in der Registerkarte Boxcryptor abgelegt werden.

Dateien in Microsoft Teams mit Boxcryptor verschlüsseln

Nachdem Boxcryptor erfolgreich zu einem Team hinzugefügt wurde, können Dateien verschlüsselt geteilt werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Verschlüsselter Upload von Dateien in den Beiträgen in Microsoft-Teams

Zum einen können Dateien über die Chat-Funktion mit anderen Team-Mitgliedern geteilt werden. Hierzu wird in der Registerkarte Beiträge eine Neue Unterhaltung begonnen.

Klicken Sie das Boxcryptor-Logo, das Ihnen unter dem Eingabefeld angezeigt wird, an und laden Sie anschließend die gewünschten Daten hoch. Bis zu vier Dateien können gleichzeitig in einer Nachricht hochgeladen werden.

Die ausgewählte Datei ist nun für alle Mitglieder des Teams sichtbar. Um die Datei unverschlüsselt zu öffnen, muss die Person Zugriff auf Boxcryptor (in der Boxcryptor Registerkarte) im jeweiligen Team haben.

2. Verschlüsselter Boxcryptor-Ordner im Microsoft-Teams-Kanal

Sie können Dateien auch über die Registerkarte Boxcryptor hochladen.

Um ein neues Dokument hochladen zu können, muss das Hochladen-Symbol links oben ausgewählt werden.

Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und laden sie hoch.

Nach erfolgreichem Upload der Datei zeigt das grüne Schloss neben dem Dateinamen an, dass die Datei verschlüsselt ist.

3. Verschlüsselte Nachrichten im Chat und in Kanal-Beiträgen in Microsoft Teams

Neu: Seit November 2021 kann Boxcryptor auch Textnachrichten in Microsoft Teams verschlüsseln. Das ermöglicht die sichere Übergabe von geheimen Informationen (wie zum Beispiel Passwörtern) per Textnachricht.

Der Weg zu einer verschlüsselten Textnachricht ist der gleiche wie der zu einer verschlüsselten Datei: Mit einem Klick auf das Boxcryptor-Symbol unter dem Eingabefeld gelangen Sie zum Editor für die Nachricht. Diese Funktion steht für Chats und für Beiträge in Kanälen zur Verfügung.

Zugriff gewähren auf verschlüsselte Dateien

Boxcryptor kümmert sich automatisch um die Schlüssel- und Berechtigungsverwaltungen, damit alle Nutzerinnen und Nutzer im jeweiligen Kanal Zugriff auf verschlüsselte Dateien haben.

Wenn Boxcryptor zu einem Kanal hinzugefügt wurde, haben alle bereits dem Kanal zugeordneten Team-Mitglieder Zugriff auf die verschlüsselten Dateien. Neue Nutzerinnen und Nutzer müssen die Registerkarte "Boxcryptor" öffnen und dort Zugriff beantragen.

Durch Klicken auf Zugriff Anfragen wird automatisch ein Post in den Beitrags-Bereich des Kanals geschrieben, der den Zugriff auf Boxcryptor anfragt. Jede Person, die bereits die Berechtigung für den Ordner hat, kann nun „Zugriff gewähren“. Sobald dies geschehen ist und die Anfrage gewährt wurde, kann auch die neu hinzugekommene Person auf die verschlüsselten Dateien im Klartext zugreifen.