Zusätzliche Sicherheit für Microsoft 365
Tuesday, May 11, 2021

Schritt für Schritt: Dateien verschlüsseln mit Boxcryptor in Microsoft Teams

Wenn Sie ausschließen möchten, dass vertrauliche Dokumente von Unbefugten eingesehen werden können, dem empfiehlt es sich, Daten zu verschlüsseln. Die Verschlüsselung von sensiblen Informationen sorgt dafür, dass Sie Microsoft Teams datenschutzkonform einsetzen können. Ganz gleich, ob großes Unternehmen, Start-up oder Bildungseinrichtung, mithilfe der Verschlüsselungssoftware Boxcryptor können Sie wichtige Daten zuverlässig schützen.

Inhalt

Voraussetzungen für den Einsatz von Boxcryptor in Microsoft Teams

Um Boxcryptor für Microsoft Teams nutzen zu können, benötigen Sie Folgendes:

  • Eine Lizenz für Microsoft Teams (Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Office 365 E3)
  • Eine Lizenz für Boxcryptor Company oder Enterprise
  • Die „Boxcryptor für Microsoft Teams“-App => Download

Die Boxcryptor-App in Microsoft Teams hinzufügen

Schritt 1: Fügen Sie die „Boxcryptor für Microsoft Teams“-App hinzu.

Erforderliche Rolle: Microsoft-Teams-Administrator

Die App „Boxcryptor für Microsoft Teams“ muss dem App-Katalog des Hauptkontos (Tenant) von Microsoft Office 365 hinzugefügt werden. Laden Sie dazu das Boxcryptor-App-Paket herunter und anschließend in Ihrem Microsoft-Teams-Hauptkonto hoch. Eine Anleitung, wie Sie das App-Paket hochladen, finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.

Schritt 2: Verbinden Sie Boxcryptor und Microsoft Teams.

Erforderliche Rolle: Boxcryptor-Administrator

Wenn die Boxcryptor-App in Ihrem Microsoft-Teams-Hauptkonto verfügbar ist, muss sich ein Boxcryptor-Administrator einmalig in der Boxcryptor-App in Microsoft Teams anmelden. So wird Ihre Boxcryptor-Organisation mit Ihrem Microsoft Teams-Konto verbunden. Nachdem sich mindestens ein Boxcryptor-Administrator erfolgreich bei Boxcryptor in Microsoft Teams angemeldet hat, ist Boxcryptor für Microsoft Teams für Ihre Nutzer und Nutzerinnen verfügbar.

Schritt 3: Boxcryptor-App als Registerkarte im gewünschten Kanal hinzufügen.

Erforderliche Rolle: Boxcryptor-Administrator oder -Nutzer

Um Dateien in Microsoft Teams verschlüsselt teilen zu können, muss zunächst die Boxcryptor-App als Registerkarte hinzugefügt werden. Hierfür muss als Erstes auf das + Symbol geklickt werden und anschließend die Boxcryptor-App ausgewählt werden. 4-3 Boxcryptor-für-Microsoft Teams Channel Install-Tab DE-01

4-3 Boxcryptor-für-Microsoft-Teams Kanal: Tab installieren DE-02

Der Vorgang wird durch Klicken auf Hinzufügen und anschließend auf Speichern abgeschlossen. 4-3 Boxcryptor für Microsoft Teams - Kanal Install-Tab DE-03

Im ausgewählten Team können Dateien nun verschlüsselt in der Registerkarte Boxcryptor abgelegt werden.

Dateien in Microsoft Teams mit Boxcryptor verschlüsseln

Nachdem Boxcryptor erfolgreich zum Team hinzugefügt wurde, können Dateien verschlüsselt geteilt werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Verschlüsselter Upload von Dateien in den Beiträgen in Microsoft-Teams

Zum einen können Dateien über die Chat-Funktion mit anderen Team-Mitgliedern geteilt werden. Hierzu wird in der Registerkarte Beiträge eine Neue Unterhaltung begonnen.

4-3 Boxcryptor-for-Microsoft-Teams Message Extension Datei-Upload DE-01

Wählen Sie das Boxcryptor-Logo, das Ihnen unter dem Eingabefeld zur Auswahl steht, aus und laden Sie anschließend die gewünschte Datei hoch. Möglich ist ein gleichzeitiger Upload von maximal vier Dateien pro Nachricht.

4-3 Boxcryptor-für-Microsoft-Teams Message Extension Datei-Upload DE-02

Die ausgewählte Datei ist nun für alle Mitglieder des Teams sichtbar. Unverschlüsselt kann die Datei von allen Mitgliedern heruntergeladen werden, die bereits Zugriff auf Boxcryptor im jeweiligen Team haben.

4-3 Boxcryptor-for-Microsoft-Teams Message Extension Datei-Upload DE-03

2. Verschlüsselter Boxcryptor-Ordner im Microsoft-Teams-Kanal

Eine weitere Möglichkeit ist, die Datei über die Registerkarte Boxcryptor hochzuladen.

Hierfür muss das Symbol rechts oben ausgewählt werden, um ein neues Dokument hochladen zu können. 4-3 Boxcryptor-for-Microsoft-Teams Kanal Upload DE-01

Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus und laden Sie diese hoch.

Nach erfolgreichem Upload der Datei zeigt das grüne Schloss neben dem Dateinamen zeigt an, dass die Datei verschlüsselt ist. 4-3 Boxcryptor für Microsoft Teams Kanal Upload DE-02

Zugriff gewähren auf verschlüsselte Dateien

Boxcryptor kümmert sich automatisch um die Schlüssel- und Berechtigungsverwaltungen, damit alle Mitglieder Ihres Kanals Zugriff auf verschlüsselte Dateien haben.

Wenn Boxcryptor zu einem Kanal hinzugefügt wurde, hat das Team-Mitglied, das die Registerkarte hinzugefügt hat, Zugriff auf die verschlüsselten Dateien. Andere Mitglieder, die die Registerkarte "Boxcryptor" öffnen und noch keinen Zugriff haben, können den Zugriff des Kanals anfordern.

4-3 Boxcryptor-for-Microsoft-Teams Kanal Login DE

4-3 Boxcryptor-für-Microsoft Teams Kanal Kein Zugriff De-01

4-3 Boxcryptor-für-Microsoft-Teams Kanal -Anfrage Zugriff gewähren - EN-02

Durch Klicken auf Zugriff Anfragen wird automatisch ein Post in den Beitrags-Bereich des Kanals ausgelöst, der den Zugriff auf Boxcryptor anfragt. Jede Person, die bereits die Berechtigung für den Ordner hat, kann nun „Zugriff gewähren“. Sobald dies geschehen ist und die Anfrage gewährt wurde, kann auch die neu hinzugekommene Person auf die verschlüsselten Dateien im Klartext zugreifen.

4-3 Boxcryptor-für-Microsoft Teams Kanal-Zugriff DE-03

Boxcryptor für Microsoft Teams

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