So nutzen Sie die OneDrive-Cloud: 5 Tipps für OneDrive for Business und die kostenlose Version

OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst, der ähnlich wie andere Anbieter (bspw. Dropbox) funktioniert. Dennoch scheint OneDrive bei manchen Nutzerinnen und Nutzern Verwirrung zu stiften. In diesem Artikel beantworten wir Fragen zu OneDrive und beschreiben 5 häufige Anwendungsfälle. Mit dieser Anleitung können Sie die Cloud von Microsoft bequem, sicher und effizient nutzen.

5 GB kostenfreien Speicherplatz auf der Microsoft-Cloud OneDrive erhalten automatisch alle, die einen Microsoft Dienst nutzen. Dieses Angebot gilt für alle Inhaberinnen und Inhaber von E-Mail-Adressen, die auf @outlook.com und @live.com enden. Auch andere E-Mail-Accounts, die für ein Microsoft-Konto registriert werden, zum Beispiel bei der Registrierung für Skype, oder die Nutzung von Windows 8 (und höher), fallen unter diese Regelung.

‘‘‘hint
Tipp: Wenn Sie Windows nutzen ist also die Wahrscheinlichkeit relativ hoch, dass Sie sich bereits das Anrecht auf den kostenfreien Speicherplatz in der Cloud erworben haben.
‘‘‘

Was ist OneDrive? – Und warum diese Cloud nicht wie Dropbox und Co. ist

Die Verwirrung rund um den Begriff „OneDrive“ lässt sich am besten durch eine Analogie beschreiben. Man könnte sagen, dass OneDrive gleichzeitig das Warenhaus und der Logistikanbieter sein will. Microsoft versucht also mit der OneDrive-Cloud mehrere Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. So ist OneDrive gleichzeitig der Speicherort für die Daten, als auch die Plattform, über welche die Dateien an ihr Ziel gelangen.
Dadurch ergeben sich drei Definitionen von OneDrive:

• Eine Anwendung, die ausgewählte Ordner aus einem Cloud-basierten Speicherbereich, oder ausgewählte Dokumentbibliotheken aus einer SharePoint Online- oder SharePoint On-Premise-Umgebung synchronisiert.
• Eine persönliche Sammlung von SharePoint-Sites, auf der lizenzierte Benutzerinnen und Benutzer geschäftliche Inhalte erstellen und freigeben können.
• Ein persönlicher Speicher in der Cloud, auf den Benutzer mit @.com, @Live.com (oder einer beliebigen E-Mail-Adresse die mit einem Microsoft-Konto verknüpft ist) zugreifen können.

Der letzte Punkt impliziert, dass OneDrive die Microsoft-Version von Dropbox ist. Nun – es ist viel mehr. OneDrive ist nicht nur ein Speicherbereich, sondern auch eine Art Vermittler, der die Daten in den Speicher hinein und aus dem Speicher heraus bewegt.

So nutzen Sie OneDrive – Anwendungsfälle und Best Practice für die Microsoft-Cloud

Technische Details sowie die Vor- und Nachteile des Cloud-Dienstes von Microsoft finden Sie in zahlreichen anderen Artikeln. Wir konzentrieren uns auf die Anwendungsmöglichkeiten, die OneDrive bietet und erklären diese abhängig davon, welches Ziel erreicht werden soll. Sollten Sie feststellen, dass unsere Tipps für Ihren Anwendungsfall passen, dann orientieren Sie sich an den Screenshots, die wir zur Erläuterung beigefügt haben. So lernen Sie, wie Microsoft OneDrive optimal genutzt werden kann.

OneDrive für die private Nutzung

1. Dateien teilen mit OneDrive (kostenlos)

Maxi ist Fußballtrainerin für Kinder. Bevor die neue Saison für das Team beginnt, möchte Maxi eine Möglichkeit schaffen, sich mit den Eltern des Teams zu organisieren und zu koordinieren. Dafür möchte Maxi Übungs- und Spielpläne, Kontaktinformationen der Eltern und einige Bilder, die während der Spiele entstehen, teilen.

Anleitung für Maxi:

1. Maxi erstellt ein Microsoft-Konto, da sie bisher kein Outlook.com- oder Live.com-Konto verwendet. Nachdem Maxi ihre E-Mail-Adresse einem Microsoft-Konto zugeordnet hat, hat sie Zugriff auf 5 GB OneDrive-Speicher, die für Zeitpläne, Kontakte und Fotos genutzt werden können.
2. Nun meldet sich Maxi bei OneDrive an, erstellt einen neuen Ordner und lädt alle Dokumente für die Mannschaft in diesen Ordner hoch:

3. Wenn alle Dateien vollständig hochgeladen sind, generiert Maxi einen Link zu diesem Ordner. Dieser Link ermöglicht es anderen, die selbst keinen Account bei OneDrive haben, die Ordnerinhalte einzusehen:

Was Maxi an dieser Lösung am meisten mag, ist, dass OneDrive von überall verfügbar ist und dass es Apps für alle Geräte gibt. So kann sie den Trainingsplan via Smartphone oder Tablet auch dann aktualisieren, wenn sie gerade unterwegs ist oder keinen Zugriff auf ihren Desktop-PC hat.

2. Fotos vom Smartphone in die Cloud und lokal synchronisieren (kostenlos)

Peter hat zwei Kinder und fotografiert die beiden gern mit seinem Smartphone. Da Peter jedoch Angst davor hat, das Telefon (und damit alle Bilder) zu verlieren, möchte er eine automatische Sicherung aller Bilder auf einem lokalen Laufwerk erstellen, das mit einem Ordner in seinem OneDrive-Speicher synchronisiert ist.

Anleitung für Peter:

1. OneDrive-Account erstellen (siehe 1. Tipp)
2. Ordner für Bilder erstellen (siehe 1. Tipp)
3. Den OneDrive-Client herunterladen für das Betriebssystem, auf dem dann das lokale Laufwerk mit dem Backup liegen soll, in das die Fotos synchronisiert werden
4. OneDrive auf dem Gerät installieren und starten
5. Anmeldung bei OneDrive mit den Anmeldedaten aus Schritt 1
6. Auf das OneDrive Taskleistensymbol klicken, Mehr auswählen und die Einstellungen öffnen

7. Im Reiter Account auf „Ordner auswählen“, um die Ordner für die automatische Synchronisierung auszuwählen.

8. Jetzt wählt Peter den Ordner mit den Fotos aus. Dieser wird dann automatisch mit dem lokalen Computer synchronisiert. Damit hat Peter die lokale Sicherung (Backup) aufgesetzt.

Der OneDrive-Ordner ist mit dem Client, wie jeder normale Ordner auf der lokalen Festplatte zugänglich. Nachdem OneDrive die Bilder synchronisiert hat, kann Peter auch darauf zugreifen, wenn sein PC nicht mit dem Internet verbunden ist.

OneDrive for Business: Die Microsoft-Cloud im Unternehmen einsetzen

3. Sensible Unternehmensdaten mit OneDrive speichern und teilen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens wollen sensible Unternehmensdaten speichern und teilen. Das Unternehmen hat Microsoft Office 365 mit SharePoint Online oder mit einer lokalen SharePoint-Lösung implementiert.

Michi arbeitet im Vertrieb eines lokalen Dienstleisters. Derzeit befasst er sich mit der Konzeption einer neuen Vertriebsstrategie, die er seinen Kolleginnen und Kollegen erst präsentieren möchte, wenn er ganz fertig ist. Daher entscheidet sich Michi, sein Konzept in seiner persönlichen SharePoint-Site Sammlung zu erstellen. Dies ermöglicht es ihm an seinem Konzept zu arbeiten und erst dann das Ergebnis innerhalb des Unternehmens und für externe Partnern freizugeben, wenn er die Arbeit abgeschlossen hat.

Anleitung für Michi:

Die SharePoint-Lösungen von Microsoft enthalten für jede Benutzerin und jeden Benutzer eine Sammlung der privaten SharePoint-Sites, die als „OneDrive“ bezeichnet wird.

1. Zunächst muss Michi zu seiner SharePoint-Site Sammlung navigieren, nachdem er sich im Microsoft Office 365 Portal seines Unternehmens angemeldet hat. SharePoint erreicht Michi, indem er das Programm über die Programmauswahl in der linken oberen Ecke auswählt.

2. Dort findet Michi seine persönliche und sichere SharePoint-Sites Sammlung, die in die SharePoint-Umgebung des Unternehmens eingebettet ist, obwohl sie nur für Michi selbst zugänglich ist. In diesem OneDrive-Abschnitt von SharePoint kann Michi sein Dokument hochladen, bearbeiten und (falls gewünscht) für Andere freigeben. Um Dokumente auf seine SharePoint Seite zu laden, klickt Michi einfach auf Upload und wählt die entsprechenden Dokumente aus. Er kann diese Dokumente ebenfalls von dieser Seite aus mit den Office Online Anwendungen öffnen und bearbeiten.

3. Michi hat gründlich darüber nachgedacht, wie er das Angebot bei seinen Kolleginnen und Kollegen und gegenüber den Kunden überzeugend präsentieren will. Jetzt, da er alle Dokumente ausgearbeitet hat, ist es an der Zeit, sie mit seinem Team zu teilen. Dazu wählt Michi das Dokument, welches er teilen möchte aus und wählt nach einem Klick auf die drei vertikalen Punkte neben dem Dokument die Option „Share“. In dem sich öffnenden Fenster, kann Michi nun sein Dokument teilen, indem er die E-Mail-Adresse von der Person angibt, mit der er das Dokument teilen möchte.

4. Kollaboration an unternehmenskritischen Daten in der Cloud

Sarah ist Geschäftsführerin eines mittelständischen Zuliefererbetriebes für die Automobilindustrie. Sie möchte unternehmenskritische Informationen speichern und mit anderen Angestellten gemeinsam nutzen. Dazu soll ein Synchronisierungsdienst eingerichtet werden, um eine lokale Kopie des ausgewählten Cloud-Inhalts zu synchronisieren. Das Unternehmen hat Microsoft Office 365 mit SharePoint Online oder mit einer lokalen SharePoint-Lösung implementiert.

In ihrer Funktion als Chefin des Unternehmens muss Sarah viel mit dem Zug reisen, und leider ist das W-LAN-Netzwerk nicht immer zuverlässig. Aus diesem Grund hat Sarah eine auf Microsoft OneDrive und SharePoint basierende Lösung implementiert, mit der sie offline arbeiten kann. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist.

Anleitung für Sarah:

Sarah hat in ihrem Unternehmen eine Microsoft Office 365-Umgebung eingerichtet und möchte SharePoint verwenden. Sie nutzt den OneDrive for Business-Client um die lokale Synchronisierung mit der OneDrive-Webanwendung zu ermöglichen und dadurch die SharePoint-Daten global, auch offline zugänglich zu machen. Um die automatische Synchronisierung mit OneDrive einzurichten, führt Sarah Folgendes aus:

1. Sarah installiert den OneDrive for Business-Client auf ihrem Laptop.
2. Sarah meldet sich mit ihren Office 365-Anmeldeinformationen im OneDrive for Business-Client an.
3. Sie klickt dann auf das kleine Tray-Symbol des OneDrive for Business-Clients in der Systemleiste und wählt Mehr aus und öffnet die Einstellungen.

4. In dem Fenster, das sich nun öffnet, klickt Sarah im Reiter „Konto“ auf „Ordner auswählen“, um die Ordner aus dem OneDrive-Speicherort des Unternehmens auszuwählen, die mit ihrem lokalen Computer synchronisiert werden sollen.

5. Im nächsten Fenster wählt Sarah alle Ordner aus, die sie synchronisieren möchte, oder wählt alle Ordner aus, indem sie auf „Alle Dateien verfügbar machen“ klickt.

6. Die ausgewählten Ordner werden jetzt mit Sarahs Computer synchronisiert und stehen in Windows Explorer als Speicherorte zur Verfügung.

Sarah kann diese Dateien nun öffnen und bearbeiten, unabhängig davon, ob ihr Computer mit dem Internet verbunden ist oder nicht. Alle Änderungen an den Dokumenten und die neuen Dateien, die Sarah erstellt während sie offline arbeitet, werden mit dem OneDrive-Speicher des Unternehmens synchronisiert, sobald eine Internetverbindung hergestellt ist.

Wie Sie in der Abbildung oben sehen können, verfügt Sarah über einen anderen Speicherort, an dem OneDrive aufgeführt ist - Boxcryptor. Dieser zusätzliche Speicherort ist die Sicherheitsschicht, die Sarah eingefügt hat, um die Unternehmensdaten in der Cloud vor unbefugtem Zugriff zu schützen - aber dazu später.

5. Office-Anwendungen von Microsoft privat oder im Unternehmen verwenden

Eine Privatperson oder ein Unternehmen möchte Office-Online Anwendungen von Microsoft verwenden.

Hans studiert Betriebswirtschaftslehre. Natürlich will Hans als Student nicht sein knappes Budget für Software ausgeben. Hans entscheidet sich also für die kostenlosen Microsoft Office Online-Anwendungen, um an seinen Universitätsprojekten zu arbeiten.

Anleitung für Hans:

1. Zunächst muss Hans eine Registrierung bei Microsoft Office Online durchführen.
2. Hans kann jetzt die Office-Anwendung auswählen, die er verwenden möchte. Sein Konto wird auch mit einem OneDrive-Speicher verknüpft, der für die Verwendung der Office Online-Anwendungen unbedingt erforderlich ist.

Mit diesem Setup kann Hans mit Dateien arbeiten, die in seinem kostenlosen OneDrive Personal-Konto online gespeichert sind. Office Online kann jedoch keine Dateien öffnen, die lokal auf Hans’ Laptop gespeichert sind. Wenn Hans an seinen Universitätsprojekten mit Office Anwendungen arbeiten möchte, ist deshalb eine Internetverbindung erforderlich.

OneDrive Sicherheit: Die Cloud verschlüsselt nutzen mit Boxcryptor

Wie bereits erwähnt (Sarahs Anwendungsbeispiel), besteht die Möglichkeit, eine zusätzliche Sicherheitsschicht zu einem OneDrive-Cloud-Speicher hinzuzufügen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie OneDrive geschäftlich oder privat nutzen. In jedem Fall sollten Sie Ihren OneDrive-Cloud-Speicher schützen, damit niemals Unbefugte Zugriff auf Ihre Informationen erhalten.

Mit Ausnahme des letzten Beispiels (das sich ausschließlich auf die Office Online-Anwendungen bezieht) kann bei allen beschriebenen Anwendungsfällen eine zusätzliche Sicherheitsschicht eingebaut werden: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Boxcryptor. Maxi kann alle Dokumente in ihrem persönlichen OneDrive-Cloud-Speicher sicher speichern und einfach und sicher mit allen Eltern teilen, indem sie Links mit Whisply, einem in Boxcryptor enthaltenen Dienst, sendet. Dabei spielt es keine Rolle, ob SharePoint oder eine andere Office-Anwendung verwendet wird.

Peter kann Boxcryptor dank der App auf seinem iPhone oder Android Smartphone verwenden, sollte er sich jemals für ein anderes Telefon entscheiden. Boxcryptor ist auf allen gängigen Plattformen verfügbar. Das Setup ist sehr einfach und OneDrive wird automatisch als Speicherort erkannt.

Michi und Sarah sollten die von ihnen verwendeten Daten definitiv verschlüsseln, da es sich um Geschäftsdaten handelt, die häufig vertraulich sind und personenbezogene Daten enthalten. Beide Geschäftsanwendungen können durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Boxcryptor geschützt werden, da sich die Software nahtlos in vorhandene Workflows einbetten lässt. Darüber hinaus bietet Boxcryptor für Teams eine Vielzahl von kollaborativen und unternehmensspezifischen Funktionen, die das Arbeiten mit sicher verschlüsselten Dateien im Team einfach und bequem machen.

Die Office Online-Anwendungen setzen voraus, dass die bearbeitete Datei in OneDrive und nicht lokal gespeichert wird. Da die Verschlüsselung von Boxcryptor lokal erfolgt, können diese Online-Dokumente nicht verschlüsselt werden. Für mehr Sicherheit empfehlen wir die Verwendung der Desktopanwendungen des jeweiligen Office-Produktes und die Bearbeitung von Dokumenten innerhalb des OneDrive-Clients (welcher wiederum im Boxcryptor-Laufwerk enthalten sein sollte). Auf diese Weise können Sie die automatische Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen und Ihre Daten in der Cloud bleiben durch unsere starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.

Microsoft Teams mit Boxcryptor verschlüsseln

Microsoft Teams ist der zentrale Ort für die Zusammenarbeit in Microsoft 365. Die Plattform kombiniert die Funktionen Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge und verbindet Nutzerinnen und Nutzer, Inhalte und verschiedenste Anwendungen wie Excel, Word sowie mehr als 150 Drittanbieter-Apps. Seit 2020 steht auch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Boxcryptor als App in Microsoft Teams bereit.

Microsoft Teams in Kombination mit Boxcryptor bietet Ihnen eine der benutzerfreundlichsten und sichersten Speicherplätze für Ihre Dateien in der Cloud. Lesen Sie hier wie Sie Dateien in MS Teams mit Boxcryptor schützen.

SharePoint mit Boxcryptor verschlüsseln

In den beschriebenen Anwendungsfällen ist meistens Microsoft SharePoint Bestandteil der Lösung. Dies ist besonders der Tatsache geschuldet, dass SharePoint (ebenso wie OneDrive) Teil der Microsoft Office 365-Umgebung ist. Da viele Unternehmen wegen der Kollaborationsfunktionen SharePoint verwenden, enthalten unsere top Anwendungsbeispiele für OneDrive ebenfalls ein SharePoint Setup.

Gut zu wissen: Microsoft bietet allen Benutzerinnen und Benutzern einer Office 365-Lizenz einen OneDrive-Speicherplatz von 1 Terabyte kostenfrei an. Der Speicherplatz übersteigt die Anforderungen der Office-Anwendungen und insbesondere der SharePoint-Sites bei weitem, weshalb der zusätzliche Speicherplatz zum Ablegen großer Datenmengen verwendet werden kann – die natürlich sicher mit Boxcryptor verschlüsselt sind.