Homeoffice: Darauf müssen Unternehmen achten

Natürlich beobachten auch wir bei Boxcryptor die aktuellen Entwicklungen zum Thema Coronavirus. Wir sitzen zwar fast alle in Augsburg, aber da wir international agieren und mit Unternehmen aus fast allen Ländern in Kontakt stehen, erleben wir jeden Tag, wie sich der Arbeitsalltag der Menschen verändert.

Bei den Videotelefonaten, die unsere Kollegin mit Menschen in Hongkong führt, sieht sie schon seit Jahresbeginn keine hübschen Büros mehr im Hintergrund, sondern ganz normale Wohnungen. Genauso ist es auch bei den spanischen Unternehmen, mit denen wir in Kontakt stehen. Und auch bei uns in Augsburg sind immer mehr Menschen im Homeoffice.

Wir wollen uns deshalb das Thema Homeoffice noch einmal genauer anschauen und haben einige Tipps für Unternehmen zusammengestellt, die aufgrund des Coronavirus erstmalig Angestellte mit ihren Rechnern nach Hause schicken.

Wir selbst haben bereits mehrere Jahre lang Erfahrung mit Homeoffice gesammelt, da wir seit Firmengründung Homeoffice erlauben und außerdem eine No-Illness-Policy festgelegt haben. Diese besagt, dass man nicht ins Büro kommen soll, wenn man ansteckend ist (oder das vermutet), aber sich trotzdem fit genug zum Arbeiten fühlt. So verhindern wir die Weitergabe von Bakterien und Viren im Boxcryptor-Team. Wir haben damit so gute Erfahrungen gemacht, dass CEO Andrea Pfundmeier die No-Illness-Policy regelmäßig anderen Unternehmen empfiehlt:

 Neue Teammitglieder erfahren gleich am ersten Tag im Rahmen unseres Onboardings von unserer No-Illness-Policy. In unserem Intranet findet man sie auch schriftlich. Manchmal muss man aber auch radikal sein. Wenn ich mitbekomme, dass ein Teammitglied deutlich angeschlagen ist und trotzdem im Büro sitzt, dann schicke ich ihn oder sie im Zweifel nach Hause.

Neben der No-Illness-Policy haben wir eine klare Homeoffice-Regelung: Jedes Teammitglied hat ein festes Kontingent an Tagen pro Jahr, an denen er oder sie ohne Nennung von Gründen und spontan im Homeoffice arbeiten kann. Aus diesem Grund sind wir bei Boxcryptor technisch so ausgerüstet, dass wir unsere Arbeit jederzeit im Homeoffice fortsetzen zu können.

Technische Voraussetzungen für sicheres Arbeiten im Homeoffice

Im ersten Moment scheint es einfach: Rechner in die Tasche stecken, nach Hause tragen, anschließen und weiterarbeiten. Tatsächlich gibt es aber einige Dinge zu beachten, wenn ein Teil oder alle Angestellten ihre Arbeit plötzlich an einem anderen Ort verrichten.
Unternehmen müssen ein Gleichgewicht schaffen, sodass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen möglichst unkompliziert auf Unternehmensdaten zugreifen können, gleichzeitig aber die IT-Sicherheit des Unternehmens weiterhin gewährleistet werden kann.

Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengestellt:

• Die Verwendung eines VPN ist sehr sinnvoll, denn der Netzwerk-Traffic ist dadurch nicht mehr einsehbar. Das bietet einen gewissen Schutz vor Angreifern, die sich auf schlecht abgesicherte Heimnetzwerke spezialisiert haben.
• Es sollten ausschließlich Firmenrechner verwendet werden. Privatrechner sind für die Arbeit im Homeoffice zu unsicher.
• Festplattenverschlüsselung muss aktiviert sein. Diese schützt bei Diebstahl vor dem Verlust von Daten und entbindet von einer Meldung bei der Datenschutzbehörde.
• Bildschirmschoner sollten so eingestellt sein, dass sie nach wenigen Minuten Inaktivität automatisch anspringen.
• Privatangelegenheiten wie E-Mails schreiben, Spiele spielen oder das Surfen in sozialen Netzwerken sollten nicht auf Firmenrechnern stattfinden. Diese Trennung muss auch im Homeoffice unbedingt beibehalten werden.
• Firmenrechner sind ausschließlich für die Nutzung durch Angestellte zugelassen. Kinder oder andere im Haushalt lebende Personen dürfen das Gerät nicht benutzen.

So vermeiden Sie häufige Datenschutzrisiken im Homeoffice

• Helfen Sie ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen dabei, das private WLAN abzusichern, indem Sie Tipps weitergeben. Ein langes Passwort ist ein guter Start.
• Unternehmensdaten sollten keinesfalls auf privaten Geräten landen. Typische Situationen sind die Verwendung von privaten USB-Sticks oder anderen externen Speichermedien für die Übertragung von Daten. Weisen Sie ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf die Möglichkeiten verschlüsselter Datenübertragung mittels Cloud-Speicher hin.
• Sensibilisieren Sie erneut alle Unternehmensangehörigen für das Thema Phishing. Experten und Expertinnen gehen davon aus, dass in Kürze neue Phishing-Mails auftauchen, die sich die allgemeine Verunsicherung zunutze machen und die Menschen zu unbedachten Klicks und Downloads verleiten. Hier haben wir einige Informationen zum Thema Phishing für Sie zusammengestellt.
• Ebenso wichtig ist das Thema Social Engineering. Unbefugte könnten versuchen, per E-Mail oder Chat sensible Informationen abzugreifen, indem sie sich online für einen Kollegen oder eine Kollegin ausgeben. Gegen diese Form von Angriffen helfen klare Hierarchien und Zuständigkeiten sowie eine offene Unternehmenskultur, in der Rückfragen positiv gewertet werden.
• Verpflichten Sie alle Angestellten zum Umstieg auf verschlüsselte Kommunikationswege und schützen Sie auch den Transfer von Dateien durch Verschlüsselungssoftware wie Boxcryptor.

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice müssen dafür sensibilisiert werden, auch in den eigenen vier Wänden die Rechner zu sperren, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen. Jeden Abend sollten das Gerät weggeräumt werden.

Business-Continuity in Zeiten von Corona

Die unternehmerische Verantwortung erstreckt sich nicht nur auf den Schutz von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Es geht natürlich auch darum, den Weiterbetrieb zu gewährleisten. Dazu gibt es verschiedene Herangehensweisen, die wir selbst beherzigen und von anderen Unternehmen erfragt haben.

Homeoffice: Unternehmen sollten die Voraussetzungen für sicheres Arbeiten von Zuhause aus schaffen. Einerseits sind dazu die Sicherheitstipps zu beachten, die wir weiter oben vorgestellt haben. Andererseits muss aber auch die Unternehmenskultur daran angepasst werden. So haben manche Firmen bereits die Regel eingeführt, dass Rechner jeden Abend mitgenommen werden müssen. So können die Angestellten tagesaktuell auf das Infektionsgeschehen reagieren und entscheiden, ob der Gang ins Büro sinnvoll ist oder nicht.

Meetings vermeiden: Es ist ein langer Witz mit Bart, dass Meetings öde sind. Jetzt haben viele Unternehmen die Chance, alternative Modelle auszuprobieren. Einige Meetings sind vielleicht gar nicht so notwendig, wie sie bisher erschienen. Andere können virtuell stattfinden. Selbst dann, wenn alle Angestellten im Büro sind, kann man große Meetings via Kopfhörer und Videotelefonie abhalten um das Infektionsrisiko zu verringern. Kollegen und Kolleginnen, die remote arbeiten oder im Homeoffice sind, werden so automatisch gleichgestellt und müssen keine Nachteile befürchten.

Neues ausprobieren: Von einem großen Internetkonzern mit Sitz in Irland haben wir erfahren, dass im Frühjahr ein Homeoffice-Testlauf durchgeführt wurde. Für wenige Tage waren alle Angestellten im Homeoffice. Nicht aus medizinischer Notwendigkeit, sondern um zu testen, ob die Systeme standhalten und ob die Produktivität leidet. Tut sie übrigens nicht. Ein Unternehmen aus Singapur hat die Angestellten in zwei Gruppen eingeteilt. Jede Woche ist eine Gruppe im Homeoffice, die andere im Büro. Dann wird gewechselt. So wird die Anzahl der Kontaktpersonen drastisch verringert.

Wie fühlt sich Homeoffice an?

Das Thema Produktivität im Homeoffice wurde ja auch schon vor Corona lang und breit diskutiert und erforscht. Manche sagen, dass die Work-Life-Balance leidet, wenn man räumlich Arbeit und Privatleben nicht mehr trennt. Die Produktivität scheint nicht zu leiden. Im Gegenteil. Eine vielbeachtete Studie der Standford University zeigt, dass die Produktivität im Homeoffice um 13,5% steigt.

Dazu passt auch der Bericht von einem unserer Kontakte aus Asien. Zum Zeitpunkt unseres Gesprächs arbeitete er bereits vier Wochen lang im Homeoffice – und genießt es in vollen Zügen:

Ich genieße es im Homeoffice zu arbeiten. Alle Ablenkungen und unnötigen Meetings, Besprechungen und Unterbrechungen fallen weg. Meine Produktivität ist maximal und ich kann meine Aufgaben schneller und besser erledigen. Dazu habe ich auch noch extrem viel mehr Freizeit, weil ich keine Zeit absitze oder verplempere.

Negative Auswirkungen kann die Arbeit von Zuhause aus haben, wenn Angestellte sich verpflichtet fühlen, permanent erreichbar zu sein. Der Arbeitsrechner ist maximal eine Armlänge entfernt – warum dann nicht schnell noch auf die eine Mail antworten und den einen Text noch fertig schreiben. Möglicherweise arbeiten auch mehr Menschen, die eigentlich krank sind. Damit ist nicht unbedingt Corona gemeint, sondern Krankheiten, bei denen man nicht mehr leistungsfähig ist wie Erkältungen, Kopfschmerzen oder Übelkeit. Hier muss das Management mit gutem Beispiel vorangehen, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht ins Burnout zu treiben.

Nützliche Tools für die Zusammenarbeit im Team

Wir selbst haben durch eine großzügige Homeoffice-Regelung schon länger Erfahrung damit, mit Kollegen und Kolleginnen zusammenzuarbeiten, die im Homeoffice sind. Dazu haben wir in den vergangenen Jahren einige Tools eingeführt:

• Die Meeting-App Zoom ermöglicht Videotelefonate in guter Qualität und bietet zahlreiche Zusatzfeatures.
• Slack und Trello sind beliebte Plattformen für die Zusammenarbeit in digital arbeitenden Teams.
• Cloud-Speicher ermöglichen den dezentralen Zugriff auf Dateien und schaffen so die Basis für die effiziente Zusammenarbeit in Teams.
• Boxcryptor sorgt mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für den notwendigen Datenschutz in der Cloud.
• Whisply ist ein Dienst, mit dem Dateien verschlüsselt übertragen werden können. Boxcryptor-Nutzer und -Nutzerinnen können Whisply über das Kontextmenü benutzen. Alle anderen können die Whisply-Webseite besuchen um Dateien Ende-zu-Ende verschlüsselt zu übertragen.
• Wire ist ein verschlüsselter Chat, der eine App für Teams und Unternehmen anbietet.

Auch wenn die aktuelle Pandemie Unternehmen zu schnellen Entscheidungen und einer raschen Umsetzung von Maßnahmen zwingt, sollte die Umstellung von Büropräsenz ins Homeoffice nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die Wichtigkeit des Datenschutzes wird oft unterschätzt und somit steigt das Risiko, angegriffen zu werden. Jedoch kann mit den oben genannten Tools im Homeoffice nicht nur das Ansteckungsrisiko, sondern auch die Gefahr des Cyber-Angriffes reduziert werden.