4 Tipps, wie Sie die Datensicherheit in Microsoft Teams signifikant erhöhen

Microsoft Teams hat ein Datenschutzproblem – besonders in Deutschland, wo hohen Wert auf Datenschutz gelegt wird. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit der Länder kritisieren beispielsweise immer wieder die Nutzung des Dienstes an Schulen und möchten diese einschränken oder gar unterbinden – zuletzt Dr. Stefan Brink, der Datenschutzbeauftragte aus Baden-Württemberg. Doch nicht nur Schulen sollten bei der Nutzung des Dienstes vorsichtig sein. Auch in Unternehmen sind sensible personenbezogene Daten und Betriebsgeheimnisse im Umlauf, die nichts im Teams-Chat oder in der Dateienverwaltung in Teams zu suchen haben.

Deswegen gibt es hier 4 schnelle Tipps, wie sie die Datensicherheit und den Datenschutz in Microsoft Teams signifikant erhöhen.

1. Keine Diagnosedaten senden

Wenn Sie Diagnosedaten schicken, senden Sie Daten an Microsoft in die USA. Das ist problematisch, da Behörden ohne Probleme Daten von Microsoft anfordern können. Die rechtliche Grundlage dafür ist der CLOUD Act. Selbst wenn Microsoft diese Daten also mit Vorsicht behandeln würde, es droht immer noch das Szenario, dass die Daten an die Behörden weitergegeben werden. Das ist nicht im Sinne der DSGVO.

2. Nutzen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in den Teams-Anrufen

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist für Einzelanrufe verfügbar. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie über sensible Informationen reden. Audio, Video und die Bildschirmfreigabe sind mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sicher verschlüsselt, Chatnachrichten in den Anrufen hingegen nicht. Für größere Runden ist diese Art der Verschlüsselung nicht verfügbar. Wenn möglich, vermeiden Sie sensible Themen in Calls mit mehreren Teilnehmern.

3. Chats und Dateien mit Boxcryptor verschlüsseln – Besonders bei sensiblen Nachrichten

Wenn ich bei Ankunft im Büro meinen Marketingkollegen per Teams einen guten Morgen wünsche, ist das vermutlich nicht brisant. Wann ich ins Büro gehe und meinen Arbeitstag starte, geht zwar auch niemanden außerhalb des Büros etwas an, aber es richtet keinen Schaden an, falls dieser Chatverlauf in falsche Hände gerät. Anders verhält es sich mit Schülernoten, Daten zu Gehaltsverhandlungen oder Fehltagen von Kollegen, oder mit brisanten Details über das neue innovative Produkt des Unternehmens. Diese Daten können mit Boxcryptor in Microsoft Teams verschlüsselt werden. Einzelne Nachrichten und Dateien können einfach und schnell verschlüsselt im Chat geschickt werden.

Auf diese Art kann absolut niemand mitlesen. Boxcryptor ist empfehlenswert für alle, die in Microsoft Teams zusammenarbeiten. Ob großer Automobilhersteller in München, kleines Startup in Hamburg, oder die Grundschule in Hoyerswerda. Alle haben schützenswerte Daten, die so einfach und sicher versendet werden können.

4. Sicherheitseinstellungen im Admin-Center

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen im Admin-Center von Microsoft Teams. Dort können Sie beispielsweise einstellen, welche Cloud hinzugefügt werden dürfen, oder ob Ihre Anwender Gäste hinzufügen dürfen. Außerdem gibt es Richtlinien, die sie für den Nachrichtenversand, für das Teilen des Bildschirms und andere Aktionen festlegen können.

Zusammengefasst: Sicherheitseinstellungen sind schön und gut, reichen aber nicht aus

Nur über das Festlegen von Richtlinien oder durch das Unterlassen vom Versand von Diagnosedaten können Sie Teams nicht einwandfrei absichern. Wenn Sie die Einzelgespräche Ende-zu-Ende-verschlüsseln, haben Sie schon einen Schritt in die richtige Richtung gemacht. Für die Gespräche in großer Runde braucht es für das Thema Datenschutz und Datensicherheit sensibilisierte Mitarbeiter.

Einen wichtigen Baustein zur Sicherheit von Microsoft Teams haben wir selbst aus der Not heraus entwickelt. Denn wir waren selbst nicht zufrieden mit dem Schutzniveau in Teams und haben uns mit Boxcryptor eine Möglichkeit entwickelt, wie man einfach und schnell auch die sensibelsten Inhalte Teilen kann. Im täglichen Geschäft ist das oft eine Erleichterung.

Mit Boxcryptor für Microsoft Teams können Sie Dateien sicher verschlüsselt direkt in Microsoft Teams verwalten und Sie können sensible Nachrichten und Dateien mit zusätzlicher Verschlüsselung ohne schlechtes Gewissen teilen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung sondern gibt unsere Einschätzung der Lage wider.