Microsoft OneNote – Warum die Notizen-App bei Unternehmen so beliebt ist

Wenn Sie Microsoft Office hören, denken Sie wahrscheinlich als erstes an Word, Excel, PowerPoint und Outlook – und vielleicht noch an die Onlinevarianten davon. Doch es gibt eine weitere nennenswerte Anwendung unter den Office-Produkten, die ebenfalls sehr beliebt ist aber gerne ein bisschen untergeht: Microsofts Notizen-App OneNote.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie OneNote funktioniert, wie darin Dateien gespeichert werden und wo diese Daten dann landen. Außerdem geben wir eine kleine Anleitung für OneNote und stellen weit verbreitete Anwendungsfälle vor. Mögliche Sicherheitsbedenken bei dieser Notizen-App nehmen wir natürlich genauso unter die Lupe.

Was ist Microsoft OneNote?

OneNote ist eins von Microsofts Office-Produkten sowie Teil der Office-Online-Umgebung. Die Produktpalette von Microsoft deckt alles ab: Textverarbeitung, Tabellengestaltung, E-Mailversand, Präsentationen, Datenbanken, Notizen. Die Notizen-App OneNote soll bei den Nutzerinnen und Nutzern das Gefühl erwecken, dass sie in einem klassischen Notizbuch arbeiten. Offensichtlich gelingt dies, denn in vielen Büros hat OneNote schon Stift und Papier zum Notizen machen ersetzt.

So funktioniert OneNote – Notizbücher, Seiten und Abschnitte

Für Ihre Notizen legen Sie jeweils eine Seite an und diese Seiten können in Abschnitten organisiert werden. Alle Seiten und Abschnitte bilden dann zusammen ein Notizbuch. Sie können für einzelne Projekte, Abteilungen oder Meetings eigene Notizbücher anlegen und so Struktur in Ihre Notizen bringen.

Ein großer Vorteil ist, dass OneNote alle Elemente automatisch speichert. Dadurch kann keine Notiz verloren gehen und das Problem, dass man vergisst zu speichern gehört der Vergangenheit an. Alle Notizbücher, Abschnitte und Seiten werden automatisch im OneDrive-Ordner gespeichert. Diese automatische Verbindung zwischen OneNote und OneDrive funktioniert problemlos und sorgt dafür, dass alle Daten automatisch in die Cloud synchronisiert werden, wodurch sie immer und überall verfügbar sind, egal, auf welchem Gerät Sie arbeiten.

Eine Ausnahme bildet OneNote 2016: In dieser Version kann man das Notizbuch auch lokal speichern, zum Beispiel auf dem Computer oder auf einer externen Festplatte.

OneNote-Anleitung und die häufigsten Anwendungsfälle

OneNote ist eine Sammlung an Informationen und Notizen, die immer und überall verfügbar sind. Zum Beispiel können die Notizen, die während eines Meetings oder eines Anrufs gemacht werden, direkt mit OneDrive synchronisiert und so für alle, die mit dem Konto verbunden sind, verfügbar gemacht werden. Aus diesem Grund ist OneNote ein gutes Tool für Projektplanung und Kollaboration, das Ihnen hilft, Ihre Office-Dokumente zu organisieren.

Datei-Management mit OneNote: Entlasten Sie Ihr E-Mail-Postfach

Bei interner Kommunikation und Datei-Transfers kommt man häufig immer noch nicht um E-Mail herum. Stellen Sie sich Ihren Arbeitsplatz vor: Wie oft erhalten Sie per E-Mail Dateien von Kollegen? Wahrscheinlich recht häufig. Jedoch sind mit dem E-Mail-Versand von Dateien erhebliche Sicherheitsrisiken verbunden. Zusätzlich könnten zu viele große Dateien Ihren Posteingang verstopfen und länger brauchen, um anzukommen. Auf die Sicherheitsrisiken kommen wir später zurück, doch die Performance Ihres E-Mailprogramms können Sie mit OneNote verbessern.

Anstatt eine Datei einer E-Mail anzuhängen, können Sie diese im Cloud-Speicher des Unternehmens ablegen und den Link zu der Datei per E-Mail verschicken. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn in Kombination mit OneNote Microsoft Outlook verwendet wird, um beispielsweise Meetings zu organisieren und zu planen. Die benötigten Notizen können direkt im Kalenderevent erstellt werden und für alle Teilnehmer verfügbar gemacht werden.

Organisation von Aufgaben – Gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe klarer

OneNote ist auch bei der Organisation Ihrer individuellen Aufgaben eine Hilfe. Speichern Sie beispielsweise die Kopie einer erhaltenen E-Mail in einem Notizbuch (ganz einfach per Drag & Drop) und kennzeichnen Sie diese. Dadurch wird die Aufgabe zu den Outlook-Aufgaben hinzugefügt und Sie werden an die mit der E-Mail verbundene Aufgabe erinnert.

Die Original-E-Mail können Sie archivieren, sobald sie ins Notizbuch kopiert wurde. Dadurch bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt und Sie behalten gleichzeitig den Überblick über Ihre Aufgaben und den damit verbundenen Schriftverkehr.

Team-Management mit OneNote – Kollaboration an geteilten Dokumenten

Eigene Aufgaben und Dokumente in OneNote zu organisieren ist sehr einfach. Doch auch im Team kann OneNote hilfreich sein, denn Sie können einfach mit anderen zusammenarbeiten und nicht nur Notizen mit einzelnen Nutzerinnen und Nutzern teilen, sondern auch mit Gruppen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Seiten und Notizbücher können per E-Mail, per Berechtigung und mit Links geteilt werden. In Outlook gibt es dafür das Meeting-Notes-Symbol, über das Notizen direkt per E-Mail geteilt werden können.

Zugriffsberechtigungen können in OneDrive vergeben werden, wenn das Notizbuch auf OneDrive freigegeben ist. Die Person, die auf ein Notizbuch zugreifen darf, braucht die Berechtigung, den OneDrive-Ordner einzusehen, in dem das Notizbuch gespeichert ist. Diese Berechtigung kann in OneDrive unter „Datei > Freigeben > Für andere Personen freigeben“ vergeben werden. Als dritte Option ist es möglich, ein Notizbuch per Link zu teilen. All diese Optionen machen es einfach, mit OneNote im Team zusammenzuarbeiten, Informationen zu teilen und Aufgaben zu verteilen.

Sicherheits- und Privatsphäre-Einschränkungen bei Online-Notizen

OneNote scheint vielleicht das perfekte Tool für Ihren Arbeitsplatz zu sein, das Notizen machen, das Teilen von Dateien, Aufgabenverteilung und Aufgabenverwaltung ermöglicht. Doch wie so oft gibt es bei all den Vorteilen auch einen entscheidenden Nachteil. Im Fall von OneNote ist der größte Vorteil gleichzeitig der größte Nachteil: Die Tatsache, dass es sich um ein Online-Notizbuch handelt.

Das bedeutet, dass all Ihre Notizen super-praktisch direkt in der Cloud gespeichert werden und für alle Personen mit Zugriffsberechtigung immer verfügbar sind. Doch es bedeutet gleichzeitig, dass diese Dateien einem erhöhten Risiko von unautorisiertem Zugriff ausgesetzt sind. Da OneNote keine lokale Anwendung ist und nur online funktioniert, können Programme wie Boxcryptor nicht zur Verschlüsselung eingesetzt werden. Notizbücher, die niemals lokal gespeichert werden und physisch nie auf einem Gerät abgelegt sind, können nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden, da kein lokaler Endpunkt verfügbar ist.

Dieses Problem besteht für alle webbasierten Dienste, die nicht lokal speichern, also auch für die Hauptkonkurrenten von OneNote; Evernote, Google Keep oder Dropbox Paper. Mit allen geht also das gleiche Sicherheitsrisiko einher, wie bei der Notizen-App von Microsoft.

Warum kann Boxcryptor Microsoft OneNote nicht verschlüsseln?

Ein kurzer Blick darauf, wie Boxcryptor funktioniert, zeigt, warum die Software keine Online-Dateien verschlüsseln kann. Wenn eine Datei im Boxcryptor-Laufwerk geöffnet wird, ist die Datei bereits lokal vorhanden, und zwar im Sync-Client des Cloud-Anbieters. Durch das Öffnen im Boxcryptor-Laufwerk weiß das Programm, dass die Datei verschlüsselt ist und dass es die Datei entschlüsseln soll. Sobald sie geöffnet ist, hat Boxcryptor eine Referenz für diese Datei und kann erkennen, wenn sie wieder gespeichert wird. Es verschlüsselt die Änderungen und aktualisiert die Datei automatisch.

Bei nur online verfügbaren Dateien ist keine Datei auf dem lokalen Gerät vorhanden. Stattdessen wird der Inhalt von einer Datei von einem Server bereitgestellt. Bei lokalen Dateien können wir Boxcryptor zwischenschalten, indem wir die Datei im Boxcryptor-Laufwerk bearbeiten. OneNote hingegen arbeitet so, dass wir Boxcryptor nicht ins Spiel bringen können, da die Datei direkt vom Server geschickt und niemals lokal gespeichert wird. Diese Anfragen an Online-Only-Dienste sind normalerweise zumindest während der Datenübertragung mit TLS verschlüsselt. Aus diesem Grund könnte Boxcryptor sich auch nicht in diese Verbindung einklinken, um den Datei-Inhalt zu verschlüsseln.

Online-Notizen sind praktisch, aber nicht für sensible Firmendaten geeignet

Wenn es um Privatsphäre und Datensicherheit Online geht, dann steht jede Nutzerin und jeder Nutzer irgendwann vor dem Dilemma von Bequemlichkeit versus Datenschutz. Auch bei Notizen-Apps ist das der Fall, denn die meisten sind webbasiert und nicht sicher genug verschlüsselt, um mit Geschäftsdaten darin zu arbeiten.

Firmen und Privatpersonen sollten mit allen Mitteln vermeiden, sensible Daten dem Risiko von unautorisiertem Zugriff auszusetzen. Daten, die in der Cloud gespeichert werden, sind immer gewissen Risiken ausgesetzt, die aber beispielsweise mit Zero-Knowledge-Verschlüsselung abgewendet werden können. Ihre Notizen sollten auf keinen Fall von Ihrem Datenschutzprozess ausgeschlossen sein, doch die Nutzung von Web-Diensten macht es sehr viel schwieriger, die Daten, die in Ihrem Unternehmen kursieren, zu schützen.

Aus diesem Grund empfehlen wir einen vorsichtigen Umgang mit Notizen-Apps, besonders im Unternehmen. Für Einkaufslisten und private To-Do-Listen sind sie bestens geeignet, doch personenbezogene Daten oder Betriebsgeheimnisse haben darin nichts verloren. Sobald kritische Themen behandelt werden, sollten unverschlüsselte Web-Dienste vermieden werden, besonders seit im Mai 2018 die DSGVO in Kraft getreten ist.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten nicht in der Verantwortung sein, zu entscheiden, welche Daten sensibel sind und welche nicht. Im Idealfall arbeiten sie in einem System, das durchgehend geschützt ist. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine sichere Alternative zum Datenmanagement und für Notizen anzubieten, die sensible wie unwichtige Daten gleichermaßen schützt.

Mit dem virtuellen Boxcryptor-Laufwerk und einem Cloud-Anbieter Ihrer Wahl können Sie ein sicheres Umfeld aufsetzen, in dem Notizen, Bilder, Anmerkungen und jegliche Dateien gespeichert werden können. Es hat nicht alle praktischen Funktionen von OneNote, doch dafür ist es durchgehend sicher und die Verantwortung für Datenschutz liegt nicht mehr im Ermessen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.