Sichere Cloud-Nutzung im Team: Tipps für den Umgang mit Dropbox

Die vielen Vorteile der Cloud-Nutzung haben wir bereits an vielen Stellen zusammengetragen, ebenso die damit zusammenhängenden Risiken. Als Anbieter von Verschlüsselungssoftware geben wir jeden Tag unser Bestes, Ihre Daten zu schützen. Aber wussten Sie auch, dass wir in unserem Büroalltag eine verschlüsselte Cloud im Einsatz haben und somit tagtäglich mit Cloud-Speichern arbeiten? In diesem Artikel haben wir daher Tipps aus erster Hand, wie Sie die Cloud – in unserem Fall Dropbox in Kombination mit Boxcryptor – sicher und effizient einsetzen können. Die Funktionalität und der Komfort des Cloud-Speichers werden dadurch nicht eingeschränkt.

Was ist Dropbox?

Bei Boxcryptor nutzen wir vor allem Dropbox, um Daten abzulegen und schnell zwischen den verschiedenen Arbeitsplätzen und Kollegen und Kolleginnen auszutauschen. Die Dropbox dient uns also zunächst als Online-Festplatte, die jedoch eine ganze Reihe von Vorzügen gegenüber der einfachen Datenablage im lokalen Speicher bietet. Diese vereinfachen nicht nur die Bearbeitung von Dateien, auch das Teilen und die Zusammenarbeit im Team werden effizienter und sicherer.

Wie funktioniert Dropbox?

Um Dateien in der Cloud zu speichern, legt der Dropbox-Client automatischen einen Ordner im Dateisystem auf dem Computer an. Daten in diesem Cloud-Ordner werden auf die Server von Dropbox synchronisiert und laufend aktuell gehalten. Obwohl diese Daten also „online“ sind, arbeiten Sie dennoch mit einer Kopie auf Ihrem Rechner, die mit jeder Speicherung automatisch aktualisiert wird. Alte Versionen werden dabei nicht einfach ersetzt – und hier offenbart sich der erste, große Vorteil der meisten Cloud-Anbieter – sondern sozusagen „darübergelegt“. Sollten Sie Zugriff auf einen älteren Entwurf oder gar eine gelöschte Datei brauchen, können Sie diese mit wenig Aufwand aus der Cloud wiederherstellen. Dropbox funktioniert also einerseits als einfacher Speicherort, übernimmt aber auch die Versionierung Ihrer alten Entwürfe automatisch.

Dass eine schnelle Wiederherstellung immer wieder den Arbeitstag retten kann, haben wir auch bei Boxcryptor schon selbst erlebt. Denn auch unser Büro ist voll mit der häufigsten Ursache für Datenverlust: Menschen.

Der wichtigste Schritt: Die (gute) Einrichtung eines Dateisystems

Auch in Cloud-Umgebungen ist ein gründlich durchdachtes Dateisystem besonders wichtig. Setzen Sie daher gleich nach Einrichtung des Synchronisations-Ordners eine geeignete Struktur auf. Hier können Sie zunächst entscheiden, welche Daten Sie grundsätzlich lediglich auf Ihrem Gerät gespeichert haben möchten, und welche Informationen sie online ablegen wollen. Die Frage nach zukünftigen Nutzer und Nutzerinnen kann dabei helfen: Welches Team, welche Personen brauchen Zugriff auf welche Dateien?

Insbesondere die Team-Organisation lässt sich in Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox gut abbilden. Dadurch werden die Freigabe von Team-Ordnern bis hin zu kleinteilig gesteuerten Zugriffsrechten mit wenigen Klicks möglich. Durch die Einstellungen im Client des Cloud-Services müssen diese später nicht mehr auf einzelne Geräte übertragen werden. Ihr Team erhält automatisch über den Log-in die notwendigen Berechtigungen – plattformübergreifend.

Unser Tipp: Neben einfachen, geteilten Ordnern bietet Dropbox auch sogenannte Team-Ordner. Diese werden vom Administrator erstellt und erscheinen automatisch im Client aller Team-Mitglieder mit entsprechender Freigabe. Das Beste daran: Die Ordner können nicht versehentlich gelöscht, verschoben oder umbenannt werden. Der Inhalt bleibt weiterhin frei zu bearbeiten.

Erstellen, Bearbeiten und Teilen: Berechtigungen

Mit der guten Einrichtung haben Sie den ersten wichtigen Schritt zur effektiven, aber eben auch sicheren Nutzung genommen: Mit einigen wenigen Klicks können Sie nun Ihrem Team die jeweils notwendigen Berechtigungen erteilen. Neu erstellte Dateien erben die Einstellung der Mutterinstanz. Geben Sie ganze Ordner frei, werden deren Berechtigungen anschließend auch vererbt. Gleichzeitig können Sie relevante Dokumente – beispielsweise zur Ansicht – jederzeit selektiv freigeben. Über einen Link erhalten ausgewählte Empfänger damit Zugriff. Dieser lässt sich per Rechtsklick auf einzelne Ordner und Dateien schnell erstellen. Nutzer müssen hierfür nicht in Ihrem Team sein – und umständliche Datei-Uploads, übervolle E-Mail-Postfächer und nicht mehr aktuelle Dateiversionen gehören somit der Vergangenheit an.

„Teams einzurichten ist in Dropbox sehr einfach. Bestimmten Nutzern kann Zugriff auf bestimmte Ordner gegeben werden und gleichzeitig können die Bearbeitungsrechte der enthaltenen Dokumente eingeschränkt werden. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, sie wollen, dass Mitarbeiter ein Dokument lesen, aber nicht bearbeiten. Das beugt Fehlern ebenso vor wie dem versehentlichen Überschreiben von Originaldateien.“ (Anna Gargioni, übersetzt, greengeeks.com)

Bei Boxcryptor werden beispielsweise im Marketing häufig Dateien ausgetauscht, um Text und Grafik aufeinander abzustimmen oder Korrekturen vorzunehmen. Anstatt umständlich benannte Arbeitsdokumente herumzuschicken, kann jedes Teammitglied in der Dropbox unabhängig vom Zeitpunkt auf die immer aktuellste Version einer Datei zugreifen. Auch Kommentare und Änderungen sind damit in Echtzeit und, noch wichtiger, in einem einzigen Dokument möglich. Allerdings sollten sie gleichzeitiges Arbeiten in einem Dokument nach wie vor vermeiden. Dies kann zu Konfliktkopien in Ihrer Dropbox führen.

Unser Tipp: Aktivieren Sie nach Möglichkeit zusätzlich programmeigene Nachverfolgungs-Funktionen für Änderungen (z. B. in Microsoft Word). Kombiniert mit der automatischen Versionierung durch Dropbox haben sie somit die größte Sicherheit, dass Ihre Daten nicht verloren gehen. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick über Änderungen an gemeinsam bearbeiteten Dokumenten.

Sicheres Teilen: Ordner oder Datei?

In Dropbox haben Sie die Möglichkeit, sowohl ganze Ordner als auch einzelne Dateien freizugeben. Erstere Variante bietet sich insbesondere an, wenn ein kleines Team, dem Sie vertrauen, an einem Projekt arbeiten soll. Dabei sollten Sie sich aber bewusst sein, dass Mitglieder Dateien auch verschieben oder entfernen können – eine der häufigsten Fehlerquellen im Umgang mit geteilten Dateien. Zum Austausch mit weniger vertrauten oder nicht technikaffinen Personen bietet sich also im Zweifelsfall immer das direkte Teilen von Einzeldateien über Link an. Dateien müssen dafür nicht aus einem Ordner bewegt werden: Der Zugriff wird nur auf das jeweils freigegebene Dokument gewährt.

Unser Tipp: Dateien innerhalb Ihres Teams freizugeben, ist mit Boxcryptor und Dropbox einfach und sicher möglich. Um Inhalte auch mit externen Partnern zu teilen, empfehlen wir die Nutzung von Whisply, unserem Dienst zum sicheren, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Austausch von Dateien. Dieser kann im Kontextmenü mit einem Rechtsklick angewählt werden. Die Freigabe erfordert kein Dropbox- oder Boxcryptor-Konto des Empfängers und kann durch verschiedene Sicherheitsstufen ihrer Wahl zusätzlich geschützt werden. Mit Whisply können einzelne Dateien sowie gezippte Ordner verschickt werden.

Mehr Kontrolle

Zusätzlich zu einfachen Kollaborations-Möglichkeiten trägt die Nutzung von Cloud-Diensten wie Dropbox auch zur besseren Datenkontrolle bei. Was zunächst paradox klingen mag – die Daten werden ja auf fremden Servern gesichert – hat aber genau dies zum Vorteil: Die Zugriffskontrolle erfolgt nicht lokal, sondern ist immer mit dem Nutzerkonto verbunden. Werden also an einer zentralen Stelle (idealerweise der System-Administration) Rechte vergeben, können diese auch wieder entfernt werden, ohne das Endgerät der jeweils Nutzenden überhaupt in der Hand halten zu müssen.

Dies macht einerseits das Nutzermanagement für Unternehmen einfach: Neue wie scheidende Mitglieder können einfach hinzugefügt oder entfernt werden, ohne dass die Dateien selbst beeinträchtigt werden.

Da die Synchronisation im Client des Cloud-Anbieters gesteuert wird, kann sie auch dort wieder rückgängig gemacht werden. Kurz gesagt: Daten lassen sich remote von Geräten entfernen. Sollte beispielsweise ein Gerät Ihres Unternehmens gestohlen werden, können Sie auf diesem Weg den Zugriff auf Daten über die Berechtigungen sperren, sowie bereits synchronisierte Dateien aus der Ferne vom Gerät löschen. Alle anderen lokalen Kopien, einschließlich des Originals in der Cloud bleiben davon selbstverständlich unberührt. Bitte löschen Sie keine Dateien direkt aus der Dropbox! Dadurch würden sie auch von allen anderen Geräten verschwinden. Wie sie eine Remote-Löschung einfach und richtig durchführen, erklärt Ihnen die Dropbox-Website.

Speicherplatz sparen: Selective Sync und Smart Sync

Ein wichtiger und häufig genannter Vorteil der Cloud-Speicherdienste ist die Ersparnis von lokalem Speicherplatz. Dies ist allerdings nur bedingt richtig, da auch Cloud-Dateien vor der Bearbeitung zunächst heruntergeladen werden und anschließend weiterhin als lokale Kopie verfügbar sind. Dennoch ist Speicherplatzsparen durch Cloud-Nutzung kein Mythos: In jedem Fall brauchen sie keine umfangreichen Backup-Strukturen oder mobile Speichermedien zum Datenaustausch.

Gleichzeitig lässt sich aber auch durch selektive Synchronisation eine Menge Platz auf der Festplatte einsparen. Dabei werden nur Dateien heruntergeladen, die Sie tatsächlich aktiv bearbeiten möchten. So können z. B. die Projekte von Teammitgliedern bei Bedarf synchronisiert werden, während sie andernfalls zwar online immer verfügbar bleiben, aber auf der lokalen Festplatte nicht als echte Kopie vorhanden sind. Auch nicht mehr genutzte Dateien und Ordner (z. B. Archive) können so über die Cloud für den Bedarfsfall verfügbar gehalten werden, ohne auf dem lokalen System Speicherplatz zu belegen.

Boxcryptor unterstützt die Funktionen von Dropbox Smart Sync. Das heißt, Sie können reine Online-Dateien aus der Dropbox einfach über Doppelklicken aus dem Boxcryptor-Laufwerk heraus herunterladen und öffnen.

Wichtig: Für den Download ist immer eine Internet-Verbindung notwendig. Offline bereits verfügbare Dateien können Sie anschließend auch ohne Netzanbindung bearbeiten. Diese Änderungen (und damit auch die Backup-Sicherung) werden aber erst übertragen und auch für andere Teammitglieder verfügbar, wenn Sie wieder online sind.

Die häufigsten Fehler

Grundsätzlich können Sie bei der Nutzung von Dropbox mit Boxcryptor kaum Fehler machen. Am Wichtigsten ist es, Daten nur verschlüsselt an die Cloud zu übertragen. Achten Sie deshalb darauf, dass die Arbeit immer aus dem virtuellen Boxcryptor-Laufwerk heraus erfolgt. Warum sie Cloud-Speicherdienste niemals unverschlüsselt nutzen sollten, erklären wir in diesem Blog-Beitrag.

Auch sollten Sie Dateien niemals außerhalb der Dropbox bzw. des Boxcryptor-Laufwerks – z. B. auf Ihrem Desktop – ablegen oder verschieben. Damit wird die Datei für alle Teammitglieder nicht mehr verfügbar und kann außerdem durch versehentliches Löschen oder den Verlust des Gerätes verlorengehen.

Zuletzt sollten Sie immer darauf achten, dass die Synchronisation mit Dropbox aktiv ist und Ihr Gerät mit dem Cloud-Client verbunden ist. Nur so werden Änderungen übernommen und für alle Teammitglieder verfügbar gemacht. Achten Sie in diesem Zusammenhang auch auf eine aktive Internetverbindung. Bitte bearbeiten Sie Dateien zu Ihrer eigenen Datensicherheit nur in Ausnahmefällen im Offline-Modus. Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher, dass die Änderungen synchronisiert werden, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Boxcryptor und Dropbox

Boxcryptor wurde zu Beginn speziell entwickelt, um Dateien in Dropbox zu verschlüsseln. Obwohl wir inzwischen eine umfangreiche Liste an Cloud-Speicheranbietern unterstützen, spiegelt sich unsere Geschichte nach wie vor in unserer Partnerschaft mit Dropbox wider. Als Premium Partner im Bereich Technik erfahren wir immer zuerst von Neuerungen und können diese schneller in unsere Verschlüsselungssoftware integrieren.

Wenn Sie jedoch nicht sicher sind, ob Dropbox genau der Cloud-Speicheranbieter ist, den Sie suchen – kein Problem. In unseren Cloud-Speichervergleichen für Privatnutzer oder Business-Anwender finden Sie mit Sicherheit die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse. Boxcryptor als zusätzliche Sicherheitsschicht ist natürlich immer geeignet, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen. Oder Sie nutzen bereits eine Cloud Ihrer Wahl, aber ohne entsprechende Verschlüsselung? Dann laden Sie sich doch Boxcryptor kostenlos herunter. Sie können direkt loslegen.