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Nick Dannenberg, IT Security consultant at the TU Dresden
Nick Dannenberg | IT Security Consultant
TU Dresden

Seguridad en la nube: la Universidad Técnica de Dresde empieza con 45 000 licencias de Boxcryptor

La Universidad Técnica de Dresde inició un importante proyecto de seguridad de TI en el verano de 2019: todo el personal de la universidad, incluidos empleados y estudiantes, recibió licencias de Boxcryptor para proteger sus datos personales, resultados de investigaciones y datos sensibles en la nube. Este centro educativo es un buen ejemplo al tomarse en serio la seguridad de los datos de sus empleados y estudiantes. Junto con la Universidad Técnica de Aquisgrán (RWTH Aachen University), compró 95 000 licencias para aumentar la seguridad de los datos de las dos universidades y facilitar la colaboración y la investigación.

Case Study of how the Technical University Dresden improves there data security and simplifies collaboration with Boxcryptors encryption solution.

Cifrado en la nube para proteger los datos sensibles

Especialmente en las universidades, el uso de la nube ofrece un gran valor añadido, puesto que los equipos pueden colaborar más fácilmente y acceder a los datos desde cualquier sitio. Con una solución de cifrado fácil de usar y que protege la privacidad, los equipos no se tienen que preocupar por la protección de los datos, el Departamento de Administración puede almacenar de forma segura los datos sensibles, el profesorado también puede almacenar datos personales en la nube y los precursores de patentes están protegidos al máximo nivel posible.

Entrevista con Nick Dannenberg del TUD-CERT

Hablamos con Nick Dannenberg, del TUD-CERT (Equipo de Respuesta Informática de Emergencia) sobre por qué la Universidad Técnica de Dresde eligió Boxcryptor para mejorar la seguridad de los datos, qué problemas solucionar la Universidad con este software y cómo gestiona el despliegue de Boxcryptor para 45 000 usuarios.

¿Puedes contarnos cómo surgió la posibilidad de que la Universidad Técnica de Dresde ponga a disposición de sus empleados y estudiantes la solución de Boxcryptor?

Boxcryptor Classic se empezó a usar en la Universidad Técnica de Dresde hace varios años. La iniciativa partió del jefe de Protección de Datos y Seguridad de la Información. La idea era almacenar datos sensibles, por ejemplo, en los departamentos de RR. HH. e Investigaciones Médicas, de forma cifrada. En concreto, el cada vez mayor uso de servicios en la nube y la creciente sensibilización con respecto a la importancia de la protección y la seguridad de los datos entre nuestros usuarios nos empujó a ofrecer una solución que permita a todo el mundo en la Universidad Técnica de Dresde almacenar sus datos de forma segura.

¿Por qué elegisteis Boxcryptor?

Boxcryptor facilita mucho el cifrado de los datos. Por eso también lo pueden utilizar usuarios con poco conocimiento técnico, por ejemplo, en el Departamento de Administración. Además, el esfuerzo de mantenimiento es bajo y el aspecto económico también jugó un papel importante.

Formas parte del TUD-CERT. ¿Qué hace el equipo en general en la Universidad Técnica de Dresde y en lo que se refiere a Boxcryptor?

En general, nos encargamos de la seguridad de TI en la Universidad Técnica de Dresde. Gestionamos las incidencias de seguridad, ayudamos a los usuarios con los problemas de seguridad cuando se ponen en marcha nuevos servicios. También implementamos medidas preventivas, como eventos y formación sobre seguridad, para aumentar la seguridad de TI en la Universidad Técnica de Dresde. En cuanto a Boxcryptor, nos encargamos del segundo nivel de asistencia en la Universidad. Eso quiere decir que los problemas los gestiona inicialmente el servicio central de atención al usuario o los administradores de la página del usuario. Si ellos no pueden solucionar el problema, nos consultan a nosotros. El CERT o el jefe de Protección de Datos también se encargan de restablecer las contraseñas y del uso de la clave primaria para descifrar los datos.

¿Qué problema solucionáis con Boxcryptor?

Boxcryptor nos permite almacenar datos sensibles en internet de forma segura. Esto se puede hacer en unidades de red clásicas o en servicios de almacenamiento en la nube. Los servicios de almacenamiento en la nube se utilizan fundamentalmente en colaboraciones entre investigadores de diferentes instituciones. Como Boxcryptor es tan fácil de usar, el almacenamiento de los datos cifrados se puede estandarizar y nadie tiene que preocuparse porque sus datos se almacenen de forma “adecuada”.

¿Cómo realizó la Universidad Técnica de Dresde la validación de Boxcryptor y en qué se puso más atención?

Durante el proceso de evaluación, diferentes grupos de usuarios piloto se encargaron de examinar la usabilidad de la solución. También se validó la administración y operación de Boxcryptor en un entorno heterogéneo de TI, que es la norma habitual en las universidades debido a la diversidad de los proyectos de investigación.

¿Todos los empleados tienen que usar Boxcryptor o es opcional?

El uso de Boxcryptor en la Universidad Técnica de Dresde es voluntario. Se informa sobre las posibilidades de Boxcryptor a los proyectos en los que se procesan datos personales o sensibles cuando se revisan sus medidas técnicas y organizativas (TOM por sus siglas en inglés) para la protección de los datos según el RGPD o descripciones de procesos, en caso de que sea necesario. Algunos proyectos y equipos, que procesan datos personales con compañeros externos, ya han integrado Boxcryptor en sus flujos de trabajo y lo han vinculado al proyecto.

¿Los usuarios congeniaron bien con Boxcryptor o hubo algún obstáculo?

Probamos inicialmente el software con algunos usuarios piloto y elaboramos las recomendaciones para el despliegue general. El equipo de Boxcryptor se encargó de la formación en las instalaciones para los usuarios principales y nuestro personal de primer nivel de asistencia, y despejó cualquier duda que pudiera surgir al utilizar Boxcryptor. Como resultado, la implantación del software fue bastante bien. Tuvimos que ayudar a algunas personas a configurar el software y, por supuesto, también hubo algunos usuarios que olvidaron sus contraseñas pasados los primeros días.

Actualmente, sigue habiendo dos problemas que retrasan el uso de Boxcryptor en algunas áreas. En primer lugar, no es compatible con Linux. En algunas áreas, sobre todo en informática, física y matemáticas, se utilizan muchos sistemas Linux. Para ellos solo está disponible Boxcryptor Portable. Este cliente va por detrás del resto de plataformas y no es el más indicado para el trabajo diario. En segundo lugar, no existe una migración automática desde Boxcryptor Classic a la versión actual. Las áreas que ya están usando Boxcryptor Classic tienen que migrar sus datos a mano o con sus propios scripts. Esto hace que la migración sea más complicada para los administradores y provoca pérdidas de servicio para los usuarios.

¿De qué forma ayuda Boxcryptor a la Universidad Técnica de Dresde?

Boxcryptor ofrece una solución sencilla para el intercambio de datos sensibles. En combinación con Whisply también es posible intercambiar datos con compañeros externos que no utilizan Boxcryptor. Por tanto, Boxcryptor es un componente importante para la colaboración segura por encima de las barreras organizativas.

¿Qué importancia tiene la protección de los datos para la Universidad Técnica de Dresde?

El cumplimiento de las leyes para la protección de los datos es fundamental en la Universidad Técnica de Dresde. Sobre todo, con el RGPD, la protección de los datos ha experimentado un gran impulso. Debido a la digitalización continua en la investigación, entre los científicos hay una demanda cada vez mayor de soluciones técnicas que implementen las disposiciones del RGPD, como el uso de Boxcryptor para el cifrado, como una medida técnica y organizativa de conformidad con el artículo 32 del RGPD.

¿A quién le recomendarías el uso de Boxcryptor?

Se puede utilizar Boxcryptor en cualquier área en la que se traten datos sensibles porque es muy fácil de usar. Especialmente las organizaciones que colaboran a través de internet y utilizan servicios en la nube para el almacenamiento de datos deberían plantearse el uso de Boxcryptor para sus datos sensibles, independientemente de que sean datos de personas, datos de salud, datos de investigaciones o precursores de patentes.

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